Czy muszę codziennie logować się do KSeF?

Czy prawo wymaga codziennego logowania do KSeF?

Nie. Przepisy nie mówią, że musisz codziennie sprawdzać portal KSeF.

Ale tu pojawia się praktyczny problem: faktura trafia do KSeF i od razu zaczyna biec termin płatności wskazany przez wystawcę. KSeF nie wysyła żadnych powiadomień. Jeśli nie sprawdzisz listy faktur - po prostu nie wiesz, że coś przyszło.

Co się dzieje gdy nie sprawdzasz?

Wyobraź sobie taką sytuację:

Dostawca wystawia fakturę z 14-dniowym terminem płatności. Faktura trafia do KSeF. Ty przez tydzień nie logujesz się do portalu. Po tygodniu widzisz fakturę i masz 7 dni na zapłatę. Jeśli jesteś zajęty albo zapomnisz sprawdzić - termin mija.

Nikt Cię formalnie nie zawini za nielogowanie się do KSeF. Ale zobowiązanie finansowe istnieje. Termin biegł. Relacja z dostawcą może ucierpieć.

Realny koszt przeoczenia faktury

Spóźniona płatność to:

• Odsetki - jeśli wystawca zdecyduje się je naliczyć
• Problemy z zaufaniem - szczególnie przy stałych kontrahentach
• Bałagan w rozliczeniach - zaległości wychodzą na jaw przy zamknięciu miesiąca lub kwartału, gdy jest już za późno na spokojne wyjaśnienie

Dla małych firm i JDG, które nie mają działu księgowego, to szczególnie bolesne - nie ma kto pilnować.

Wyjście: monitoring który sprawdza za Ciebie

Zamiast codziennie logować się do KSeF i sprawdzać czy coś przyszło - możesz ustawić automatyczne powiadomienia.

KsefAlert sprawdza Twoje konto KSeF kilka razy dziennie. Gdy pojawi się nowa faktura, dostajesz powiadomienie e-mail lub SMS. Logujesz się do KSeF tylko wtedy, gdy wiesz, że jest co sprawdzać.

To dwie różne rzeczy:

• Bez monitoringu: logujesz się codziennie, często po nic, bo nic nowego nie przyszło
• Z monitoringiem: logujesz się gdy dostaniesz alert - bo wiesz że jest faktura do zobaczenia

Żeby uruchomić monitoring, potrzebujesz tokenu KSeF. Jednorazowa czynność, kilka minut. Instrukcja - jak wygenerować token KSeF.

Ile czasu to zajmuje?

Konfiguracja: 10-15 minut. Raz.

Po tym: dostajesz alert gdy przychodzi faktura i logujesz się tylko wtedy. Nie ma codziennego sprawdzania pustej listy. Nie ma ryzyka przeoczenia.

Dla osoby, która prowadzi firmę samodzielnie - to zmiana, którą odczujesz od pierwszego dnia.