Czy KSeF wysyła powiadomienia o nowych fakturach?

Czy KSeF sam powiadomi mnie o nowej fakturze?

Nie. KSeF nie wysyła żadnych powiadomień e-mail ani SMS gdy ktoś wystawi Ci fakturę.

To ważne, żeby to zrozumieć od razu. KSeF to centralne repozytorium faktur - coś w rodzaju skrzynki, do której trafiają wszystkie faktury wystawione na Twój NIP. System przyjmuje faktury i je przechowuje. Tyle.

Nikt Ci nie powie, że coś do tej skrzynki dotarło.

Dlaczego KSeF nie wysyła powiadomień?

KSeF to platforma administracji skarbowej. Jej zadaniem jest standaryzacja i archiwizacja faktur - nie obsługa powiadomień dla przedsiębiorców. To z gruntu inny cel niż np. skrzynka e-mail.

W praktyce oznacza to jedno: żeby wiedzieć, że przyszła nowa faktura, musisz się zalogować do portalu KSeF i sprawdzić listę dokumentów. Sam. Ręcznie.

Co się dzieje, gdy nie wiesz o fakturze?

Faktura trafia do KSeF i od razu zaczyna biec termin płatności. Jeśli masz umowę z dostawcą, która mówi "14 dni od wystawienia faktury" - te 14 dni biegnie niezależnie od tego, czy w ogóle wiedziałeś o fakturze.

Scenariusz jest prosty:

• Dostawca wystawia fakturę 1. marca
• Faktura trafia do KSeF w ciągu kilku sekund
• Ty nie wiesz nic
• 15. marca mija termin płatności
• 16. marca dostajesz telefon z zapytaniem o zaległość

Nikt Cię nie zawini za brak powiadomień z KSeF - bo KSeF ich nie wysyła. Ale faktura była dostępna, termin minął, relacja biznesowa ucierpiała.

Jak ustawić powiadomienia o nowych fakturach?

Jest na to prosty sposób, który nie wymaga żadnej wiedzy technicznej.

Krok 1: Wygeneruj token KSeF

Token to coś w rodzaju hasła, które pozwala zewnętrznej aplikacji sprawdzać Twoje konto KSeF. Generujesz go raz, w ustawieniach portalu KSeF. Zajmuje to kilka minut.

Krok 2: Skonfiguruj monitoring

Wklej token do KsefAlert. Od tej chwili system sprawdza Twoje konto KSeF automatycznie - kilka razy dziennie - i wysyła Ci e-mail lub SMS gdy pojawi się nowa faktura.

Nie musisz niczego instalować. Nie potrzebujesz programu księgowego. Działa dla każdej firmy - zarówno JDG jak i spółek.

Ile to kosztuje?

KsefAlert ma darmowy okres próbny. Możesz sprawdzić jak działa, zanim zdecydujesz o dalszym korzystaniu.

Alternatywą jest codzienne ręczne logowanie do portalu KSeF - co dla wielu osób oznacza kilka minut dziennie, przez cały rok, bez gwarancji że któregoś dnia nie zapomnisz.

---

Jeśli dopiero zaczynasz z KSeF i nie wiesz od czego zacząć, zajrzyj do artykułu o tym jak wygenerować token KSeF.