KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej - co musisz zrobić i kiedy
Czy KSeF dotyczy Twojej JDG
Tak - KSeF dotyczy wszystkich, którzy wystawiają faktury w Polsce, niezależnie od wielkości firmy. Nie ma znaczenia czy zatrudniasz pracowników, czy masz duży obrót. Jeśli wystawiasz faktury B2B - KSeF Cię dotyczy.
Jedyny wyjątek: jeśli Twoja miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto, możesz wystawiać faktury po staremu do końca 2026 r. Obowiązek wystawiania przez KSeF wchodzi dla Ciebie 1 stycznia 2027 r. Ale obowiązek odbierania faktur od kontrahentów z KSeF dotyczy Cię już teraz.
Co już obowiązuje (od 1 lutego 2026 r.)
Od 1 lutego każdy czynny podatnik VAT - w tym właściciele JDG - musi odbierać faktury zakupowe z KSeF.
Co to znaczy w praktyce? Jeśli Twój dostawca wystawił fakturę w KSeF, ona jest na Twoim koncie - z chwilą jej wystawienia jest uznana za doręczoną. Nie dostaniesz o tym żadnego e-maila. Faktura po prostu czeka w systemie, aż sam ją sprawdzisz.
Jeśli nie masz jeszcze konta w KSeF ani tokenu autoryzacyjnego - zacznij od tego. To podstawa.
Co wchodzi od 1 kwietnia 2026 r.
Od 1 kwietnia większość firm - w tym JDG - musi wystawiać faktury przez KSeF. Faktura w PDF, Wordzie czy Excelu przestaje spełniać wymogi prawa.
Wyjątek na 2026 r.: jeśli Twoja łączna sprzedaż na fakturach wystawionych poza KSeF nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, możesz jeszcze wystawiać faktury po staremu do końca roku.
Trzy kroki żeby być gotowym
1. Sprawdź swój program do fakturowania
Używasz inFakt, Fakturownia, wFirma, iFirma albo podobnego? Wejdź w ustawienia i sprawdź czy jest opcja integracji z KSeF - zazwyczaj trzeba ją aktywować. Jeśli wystawiasz faktury w Excelu lub Wordzie, czas na zmianę - te programy nie obsługują KSeF.
2. Wygeneruj token autoryzacyjny
Token to klucz do KSeF - potrzebuje go zarówno program do fakturowania jak i narzędzia monitorujące. Generujesz go raz na stronie ksef.podatki.gov.pl przez Profil Zaufany. Szczegółową instrukcję znajdziesz w artykule Jak wygenerować token KSeF.
3. Skonfiguruj monitoring faktur przychodzących
KSeF nie poinformuje Cię, gdy contrahent wystawi fakturę. Jeśli nie chcesz codziennie logować się i sprawdzać - potrzebujesz narzędzia, które robi to za Ciebie. KsefAlert sprawdza Twoje konto i wysyła powiadomienie e-mail gdy pojawi się nowa faktura kosztowa.
Czy w 2026 r. grożą kary
Nie - w 2026 r. organy podatkowe nie nakładają kar za błędy we wdrożeniu KSeF. Rok 2026 jest oficjalnie traktowany jako okres przejściowy. Od 2027 r. kary będą realne - do 100% kwoty VAT na fakturze wystawionej poza systemem.
Co zyskujesz
- Nie musisz archiwizować faktur - KSeF przechowuje je przez 10 lat, nie musisz trzymać segregatorów
- Szybszy zwrot VAT - 40 dni zamiast standardowych 60
- Spokój głowy - jeśli skonfigurujesz monitoring, wiesz od razu gdy przychodzi nowa faktura
Źródła:
Nie przegap żadnej faktury w KSeF
KsefAlert monitoruje Twoje konto KSeF 24/7 i wysyła powiadomienie email lub SMS gdy pojawi się nowa faktura kosztowa. Konfiguracja zajmuje 2 minuty.
Dowiedz się więcejPowiązane artykuły
KSeF dla freelancera - co się zmienia i co musisz zrobić
Grafik, programista, copywriter, fotograf - KSeF dotyczy każdego freelancera VAT. Sprawdź co się zmienia w praktyce i co zrobić w 3 krokach.
KSeF dla sklepu internetowego - obowiązki i wskazówki
E-commerce i KSeF: jakie faktury dotyczy KSeF, dlaczego sklep internetowy jest szczególnie narażony na przeoczenia i jak zorganizować monitoring przy wielu dostawcach.
Jak nie pominąć faktury w KSeF - dlaczego samo konto w systemie nie wystarczy
KSeF nie wyśle Ci powiadomienia, gdy kontrahent wystawi fakturę. Faktura po prostu czeka w systemie - aż sam ją znajdziesz. Sprawdź dlaczego to problem i jak go rozwiązać bez codziennego logowania.